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当社のメール対応のキモ! マッチングシステムの仕組みをご紹介します

当社へお問い合わせ頂いた皆様にどの様にして最新物件をお送りしているのかのご説明です!

西京地所では【インターネットに特化した不動産業態 】を目指し、日々サイト上に新着情報を掲載しています。
取得した情報は基本的には当日サイトアップ並びにマッチングしたお客様にメール配信しています。

そして現在多くのお客様にご支援いただき、日々新規のお客様からのメールをいただいています。
今回は安心してお問合せいただくために、当社がどうしてスピーディに
希望条件とマッチする物件情報をメールでお送り出来るのか、システムのご紹介をしたいと思います。


なお売買情報・賃貸情報ともに同じシステムを使用していますが、今回は売買情報のシステムでのご紹介です。


1、物件登録(確認業務)

毎日変化 する情報を毎日のように物件登録・変更・削除を賃貸・売買専属の担当者が、
毎日管理会社(売買の場合は物件を受託した会社)に確認をしています・・・確認 方法に関しては
現在はFAXが主体です!この確認方法も将来的にはメールになっていくのではないでしょうか?



2、物件登録(登録・削除・変更業務)


新規物件や成約物件・商談中物件・賃料変更(価格変更)に関して、登録担当者が
物件登録画面にて登録を行います。この登録内容は、皆様の希望条件にマッチするか否かの情報の為、
間違わないよう気をつけて登録しているのです!


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3、皆様からの希望条件登録(顧客カルテ)

皆様は当社サイト等をご覧頂き、ご自分の希望条件のメールを当社に送信いたします。
そのメールが届くと各担当者が顧客名簿(顧客カルテ)にお客様のメールアドレスや希望条件
(最大10件まで)等を登録いたします。なおこの希望条件を細かくお教え頂ければ、その条件に
ぴったりの条件が瞬く間に検索されます!



4、マッチング


希望条件にマッチした情報がマッチングボタンを押すと瞬時に出てきます。
【マッチング物件リスト】に情報が瞬時に出てきます。当社では毎日メンテナンスをして、
新着物件も日々入ってきますので、希望条件を頂いた時だけでなく毎日この作業をして、
条件に合う物件があれば随時、メールをお送りするようにもしています。



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そしてプロとしての見解で、希望条件に合うもの、または近い物件を選び送信ボタンを押せば
即送信メールが立ち上がり・・・下記のように即皆様へ配信されるのです!


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情 報をお送りした後は、マッチング画面の下の欄【送信済みリスト】へ情報は移行して、
いつどんな情報をお送りしたかが一目瞭然で確認することができるます。
また後日送信した物件が成約になったり、商談中・家賃変更(価格変更)した場合にも
確認することが容易にできるので、西京地所では情報の送りっぱなしをしません!


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し かも送信前後に、その物件詳細情報を確認することも出来ます!
(物件登録画面・物件マスタの確認も出来ます)。併せて各物件情報(物件マスタ)には各管理会社
(売買では売却の依頼を受けている会社)の名簿も記載されていますので、瞬く間に物件の確認作業も
出来てしまうのです!


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併せて、物件詳細を希望のお客様には物件情報資料【図面)をそのままお送りすることも可能です!
地図や詳細も記載されていますので、メールをお送りしたあとにお客様からの希望で詳細資料を
お送りする場合は下記の図面がメールで届くのです!

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このようにして、毎日情報を皆様のお手元に届けているのです。操作自体は本当に簡単なのですが、
一番大切にしていることは、やはり【物件情報の正確さ・信憑性】なのです。物件情報とは登録した
その瞬間から、劣化していきます。というのも物件情報はいつどこで、その物件が終了【成約】しているかを 確認し続ける必要があり、皆様にお送りした情報がすでに終了していた…なんてことの無いように
心がけています。

併せてPCソフトは結局人間が操作するものです。だからこそ良きソフトをしっかり皆様のために
活用できるよう、当社は情報のメンテナンスに人一倍気を付けている会社です。

不動産業界ではまだまだ不動産情報の正確性の無さが問われています。既に終了した情報を
いつまでもサイトに掲載していること自体が【おとり広告】となる昨今、当社もそのようなことの
無いよう 日々情報チェックを行い、皆様の信頼を大切にしていきたいと実感しています。

突然終了した情報は、分かり得た時点で即消去していますが、これからも皆様にとって
良き情報をご提供できるようにこのシステムを駆使して、今までのような【広告=無理な営業】を
なくしていきたいと思いっているからです。

これから物件をお探しの皆様、当社はこのようにして皆様との繋がりを大切に思っていますので、
お早目の希望条件登録をお勧めいたします・・・・皆様からのメールを楽しみに今日も頑張ってきますね!

さて以上が簡単な当社のシステムのご説明ですが、以前から当社のお客様に
【どうやって物件を紹介しているの?】 というご質問がありましたので、
簡単ですがご説明させていただきました。最後までご覧いただきありがとうございました・・・・




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